Geschäftsverwaltung GEVER Office – OXBA

​Analyse, Konzeption und Realisierung von wesentlichen Teilen einer bundeskonformen Geschäftsverwaltung GEVER auf der Basis des Microsoft Office Systems 2007.

Ausgangslage

Durch gesetzliche Grundlagen ist die Bundesverwaltung beauftragt, eine Geschäftsverwaltung (GEVER) für dokumentengestützte Prozesse einzuführen. Diese kann nur durch eine Kombination von organisatorischen Massnahmen und geeigneter Informatik­lösungen erreicht werden. Zum Zeitpunkt der Projektabwicklung bestand nur ein einziges standardisiertes GEVER-Produkt in der Bundesverwaltung.

Das BIT als Auftraggeber stellte 2005 die Hypothese auf, dass die in der GEVER geforderten Funktionalitäten immer mehr durch die in der Bundesverwaltung standardmässig eingesetzten Werkzeuge wie Active Directory, Exchange Server, Office und SharePoint abgedeckt werden können und dadurch den Einsatz von separaten, komplexen IT-Applikationen überflüssig machen. So wurde ADVIS zuerst mit der Durchführung einer Studie beauftragt, welche diese Prämisse überprüfen und bestätigen oder widerlegen sollte. Die Studie zeigte auf, dass mittels Microsoft Office SharePoint Server 2007 die Anforderungen an eine GEVER in der Bundesverwaltung sinnvoll erfüllt werden können.

In der Folge wurde ADVIS mit der Konzeption und Realisierung wesentlicher Teile von „GEVER Office“, einer GEVER-Lösung auf der Basis von Microsoft Office SharePoint Server 2007 beauftragt.

Lösung

GEVER Office (die interne Bezeichnung der Lösung ist OXBA – Office Extensions for Business Administration) umfasst die folgenden Funktionen und Merkmale:

  • Abbildung eines bundeskonformen Ordnungssystems mit Gruppen, Rubriken und Dossiers inkl. voll historisierten und versionierten Metadaten.
  • Umsetzung des in der Richtlinie I017 vom Informatikrat Bund vorgegebenen Metadaten-Modells.
  • Unterstützung der klassischen DMS-Funktionalitäten.
  • Support für Vorgänge (Workflows) und Aufträge (ad-hoc Workflows).
  • Import/Export von ganzen Dossiers inkl. Dokumenten und Metadaten.
  • Volle Gewährleistung der Nachvollziehbarkeit auf allen Ebenen.
  • Mehrsprachigkeit in Deutsch und Französisch (bis zu 5 Sprachen möglich).
  • Integration in Microsoft Office.
  • Implementierung des „OXBA-Layers“: dies ist eine Programmschicht (.dll) auf dem Server, über die von anderen Programmen und Diensten mittels API’s oder Web Services auf sämtliche Komponenten der GEVER zugegriffen werden kann, wobei die GEVER-Konformität durch den OXBA-Layer jederzeit gewährleistet ist.

Bundesamt für Informatik und Telekommunikation BIT

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