Automatisierte Mitarbeiterprozesse effizient abgewickelt

​Mit Hilfe von modernen Werkzeugen wurden im Psychiatrie­zentrum Münsingen die Mitarbeiterprozesse „Eintritt“, „Mutation“ und „Austritt“ weitgehend automatisiert. Durch die elektronische Erfassung, Verarbeitung und Genehmigung ist der Prozess für die Beteiligten transparent und nachvollziehbar. Prozesskennzahlen sind jederzeit aktuell verfügbar.

Ausgangslage

​Im Psychiatriezentrum Münsingen werden zahlreiche Prozesse mittels Papierformularen abgewickelt. Durch die entstehenden Medienbrüche sowie die handschriftliche Genehmigung wird die Durchlaufzeit der Prozesse verlängert und die aktuellen Prozesskennzahlen können nur schwer ermittelt werden.

In einem ersten Schritt sollen die HR-Prozesse „Eintritt“, „Mutation“ (Name, Arbeitsplatz, IT-Berechtigungen) und „Austritt“ mittels elektronischen Formularen erfasst und basierend auf Workflows weiterverarbeitet werden. Möglichst viele Prozessschritte, darunter auch die Genehmigung, sollen elektronisch erfolgen. Nebst der effizienteren Abwicklung soll mit diesen Massnahmen auch die Nachvollziehbarkeit sowie das Prozesscontrolling verbessert werden.

Lösung

Basierend auf der Microsoft SharePoint 2010 Plattform wurden mit den Standardwerkzeugen und durch reine Parametrierung fünf HR-Prozesse abgebildet. Dieser Lösungsweg wurde bewusst gewählt, damit die Formulare, Workflows sowie auch das Prozesscontrolling agil den Kundenbedürfnissen entsprechend erstellt und im Anschluss durch den Kunden eigenständig gepflegt und weiterentwickelt werden können.

 

Benefit

Elektronische Formulare

Die Erfassung aller Prozessdaten erfolgt in elektronischen Formularen. Diese sind mittels der Technologie Microsoft InfoPath 2010 umgesetzt. Das Formular ist während dem gesamten Prozess die Grundlage der elektronischen Weiterverarbeitung.

Workflows

Der Workflow startet automatisch mit dem Absenden des elektronischen Formulars. Die darin enthaltenen Daten sind die Grundlage für die Genehmigungsschritte, den Prozessfluss und die im Prozess integrierten Arbeitsanweisungen. Sämtliche beteiligte Mitarbeiter von sieben Abteilungen sind direkt in den Workflow involviert und können den aktuellen Stand sowie die bereits durchlaufenen Arbeitsschritte und Entscheide mittels Prozesshistorie einsehen.
Der Gesamtprozess ist in Microsoft Visio 2010 aufbereitet. Der aktuelle Stand ist dadurch ebenfalls grafisch auf der Webober­fläche ersichtlich.

Prozesscontrolling

Für die entsprechenden Anspruchsgruppen sind die Prozesskennzahlen jederzeit aktuell ersichtlich. Einfache Auswertungen sind in definierten Listenansichten einsehbar (Filterung, Sortierung und Gruppierung von Prozessdaten). Komplexe Statistiken und Auswertungen von Prozesskennzahlen werden mit Hilfe von Microsoft Excel 2010 erstellt und sind dadurch für den Endanwender mit Office-Kenntnissen schnell und einfach verwend- und änderbar.

 

Psychiatriezentrum Münsingen PZM

Das Psychiatriezentrum Münsingen PZM betreibt die Fachbereiche Affektive Störungen, Psychotische Erkrankungen, Sucht und Alterspsychiatrie. Mit über 310 Betten gehört das PZM zu den grössten Kliniken der Schweiz. Neben dem Spitalbereich führt das PZM je ein Wohnheim für Menschen mit psychischer oder geistiger Behinderung mit insgesamt 69 Betten. Seit 2008 konzentriert sich das PZM auf die stationäre Behandlung von psychisch kranken Menschen.

Ihr Ansprechpartner:

Philippe Streit

Philippe Streit

Bereichsleiter Solutions

+41 31 958 00 47
philippe.streit[at]advis.ch