In sechs Schritten zur erfolgreichen Intranet Einführung

SPZ-Newsletter-Serie Nr. 1

Gerne wollen wir Ihnen einen Einblick in eines unserer laufenden Projekte beim Schweizer Paraplegiker-Zentrum (SPZ) aus Nottwil geben. Insgesamt umfasst die Schweizer Paraplegie-Gruppe acht Organisationen mit insgesamt 1600 Mitarbeitenden. Hauptziel der Gruppe ist es, querschnittgelähmte Personen umfassend und ganzheitlich zu betreuen.

Sie als Leser sollen während unserer «SPZ-Newsletter-Serie» erfahren, weshalb man sich für eine Zusammenarbeit mit der ADVIS entschieden hat und was die Ziele und Herausforderungen während des Projektes sind. Schlussendlich können Sie mitverfolgen, wie wir zusammen mit unserem Kunden eine für ihn geeignete Lösung erarbeiten.

Das Projekt setzen wir gemeinsam mit Daniel Schnyder und Andreas Naef von BrainConsult um. BrainConsult fokussiert sich auf technologienahes Businessconsulting (siehe Infobox unten).

Projektziel

Neue Kollaborationsplattform als Selfservice für die SPZ

Mit dem Projekt «WinDecima» will die Schweizer Paraplegiker-Gruppe eine neue Intranet- und Kollaborationsplattform aufbauen. Als zentraler Einstiegspunkt für alle Mitarbeitenden der SPZ soll das Intranet zum «Selfservice-Portal» ausgebaut werden.

Die Benutzerfreundlichkeit und -akzeptanz steht im Zentrum. Dadurch sollen auch die Betriebskosten für Support und Unterhalt gesenkt werden. Die neue SharePoint-Plattform soll zum täglichen und zentralen Arbeitsmittel weiterentwickelt werden. Um die ehrgeizigen Ziele zu erreichen, ist ein Einbezug der unterschiedlichen Benutzergruppen während des gesamten Projektes ein wichtiger Erfolgsfaktor. Organisatorische und kulturelle Aspekte garantieren den Projekterfolg.

Das Vorgehensmodell

Die in den Zielen skizzierten Herausforderungen nehmen wir gerne an. Obwohl wir Kollaborationslösungen spezifisch für unsere Kunden entwickeln, erfinden wir nicht alles neu. Das spart Aufwand und Geld und gewährleistet eine überblickbare Projektlaufzeit. Durch die Wiederverwendung von erprobten Konzepten und Lösungsstrategien im Bau von Software profitieren Kunden von unserer langjährigen Erfahrung.

Die Grundlage für ein erfolgreiches Projekt bildet unser Vorgehensmodell, welches in sechs Schritte unterteilt ist. Dabei spielt die Projekt-Arbeitsgruppe eine wichtige Rolle. Diese besteht aus motivierten und innovativen Vertretern aus unterschiedlichen Fachbereichen Ihres Unternehmens. Nur so ist es möglich das Vorhaben – welches zu einem wesentlichen Teil ein organisatorisches und nicht ein technisches Projekt ist – erfolgreich umzusetzen.

Definition der Strategie, Zielsetzungen und Informationsarchitektur

In den ersten Workshops definieren wir gemeinsam mit der Projekt-Arbeitsgruppe den Einsatzzweck Ihrer Kollaborationslösung sowie weitere Abgrenzungen (z. B. Dateiserver/DMS, Prozessportal, externer Zugang, weitere Apps) und erarbeiten so die Grundlage und die Rahmenbedingungen für die Durchführung des Projekts.

Design und Prototyping

Als nächstes prüfen und definieren wir welche Rolle die Kollaborationslösung im Bereich Unternehmenskultur einnehmen soll und legen das Design und relevante Merkmale fest. Danach bestimmen wir die Themenbereiche, planen und definieren die Ablösung bestehender und weiterhin benötigter Applikationen.

Agiles Umsetzen der Lösung

Gemäss definiertem Konzept setzen wir Ihre Kollaborationslösung mit einem agilen Vorgehen nach Best Practices um. Die Grundparametrierung, das Design, die integrierte Suche, sowie die einzelnen Bereiche und Teamseiten werden bereitgestellt.

Schulen der Projekt-Arbeitsgruppe

Jetzt erfolgt die Schulung der Projekt-Arbeitsgruppe im Umgang mit der neuen Kollaborationslösung. Die Gruppe soll die Lösung schnell und effizient kennenlernen und testen, um uns rasch qualifizierte Rückmeldungen zu liefern.

Pilot

Es erfolgt die Abbildung wichtiger Pilot-Inhalte und die Einbindung weiterer Applikationen (Direktion, HR, IT, Marketing) mit fortlaufender Verifikation der Lösung und der Usability.

Einführen

In der Einführungsphase werden alle relevanten Inhalte erfasst und übernommen. Danach erfolgt die Einführung und Schulung in allen Organisationseinheiten. In dieser intensiven Phase ist die Unterstützung der Projekt-Arbeitsgruppe besonders wichtig. Für diese Phase sollten Sie genügend Aufwand einrechnen, damit sich Ihre Mitarbeitenden möglichst schnell auf der neuen Umgebung zurecht finden und mit Freude damit arbeiten.

Schritt 1: Definition der Strategie, Zielsetzungen und Informationsarchitektur

Brainstorming

Das Projekt wurde im Juni 2017 erfolgreich gestartet. Neben den administrativen Themen wurden erste Workshop-Termine definiert, um Strategie, betroffene Themenbereiche, Inhalte, Informationsarchitektur und Dokumentablage gemeinsam zu definieren.

Bereits früh im Projekt wurden die zu beleuchtenden Themen mittels Brainstorming erfasst, visualisiert, diskutiert und priorisiert. Dank dieser Technik gehen keine Themen vergessen oder bleiben unerwähnt. Denn jedes Thema, sei es noch so abwegig und aktuell nicht umsetzbar, kann in einer späteren Phase plötzlich relevant oder realisierbar werden und muss nicht zwingend bei der Einführung des neuen Systems bereits zur Verfügung stehen.

Personas

Ein grosser Erfolgsfaktor in SharePoint-Projekten sind die im Projekt integrierten Stakeholder als zukünftige Benutzer des Systems. Dank einer breiten Abstützung über verschiedene Rollen und Funktionen des SPZ kann die gewünschte Funktionalität besser abgeschätzt und in Form von Anforderungen definiert werden. Das Ziel dieses Schrittes sind Personas, welche einen Prototyp einer Gruppe von Nutzern darstellen, mit konkret ausgeprägten Eigenschaften und einem konkreten Nutzungsverhalten.

Navigationsstruktur

Dank den priorisierten Themen aus den ersten Workshops wurde anschliessend die Navigationsstruktur der zukünftigen Lösung gemeinsam diskutiert und erarbeitet. Dabei wurde auch das bestehende Intranet analysiert, Unschönheiten erkannt und optimale Lösungen gesucht. Dabei ist es entscheidend, dass die anwesenden Projektmitarbeitenden ihre Sichtweise auf die Informationen erklären bzw. ihren Arbeitsalltag und die benötigten Informationen beschreiben.

Tree-Tests

Denn die unterschiedlichen Personas benötigen nicht zwingend die gleiche Navigationsstruktur für den optimalen Einsatz im Alltag. Die Tauglichkeit der erarbeiteten Struktur wurde anhand eines «Tree-Tests» mit konkreten Fragen an die Endanwender geprüft. Dabei wird beispielsweise eine Frage nach den Öffnungszeiten des Hallenbades gestellt und im Modell geprüft, über welche Navigationspunkte die Mitarbeitenden die Informationen suchen würden. Je mehr Fragen gestellt werden, desto besser kann die Navigationsstruktur auf Praxistauglichkeit validiert werden.

Neben den Workshops mit den Benutzervertretern im Projekt werden auch die technischen Themen beleuchtet. Dabei arbeitet die IT des SPZ sehr eng mit unseren Technical Consultants zusammen. Gemeinsam wird die zukünftige Plattform architektonisch definiert (Hardware, Virtualisierung, Anzahl Server, Aufteilung der SharePoint-Services, Backup, …). Dabei setzen wir auf eine automatisierte, scriptbasierte Installation von SharePoint und den nötigen Komponenten. Dank dieser automatisierten Installation ist es später ohne grossen Aufwand möglich, einen weiteren Server in die SharePoint-Farm zu integrieren und in Betrieb zu nehmen.

Bis zum Ende der Konzeptphase werden weitere wichtige Dokumente und Grundlagen erarbeitet. Neben dem Betriebs- und Governancekonzept werden unter anderem das Migrationskonzept, die Rolloutplanung und das Screendesign erarbeitet.

Mehr dazu erfahren Sie im nächsten SPZ-Newsletter-Beitrag.

Infobox

Zusammenschluss ADVIS & BrainConsult

Die Kombination der beiden Implementierungspartner bietet dem Kunden eine ideale Mischung aus Technologie- und Organisationskompetenz. Wir als starker Technologiepartner verfügen über einen breiten Erfahrungsschatz in der Realisierung von Intranet- und Kollaborationslösungen basierend auf SharePoint und Office 365. Mit einer starken Entwicklungs- und Serviceorganisation ist sowohl der Projekterfolg wie auch der problemlose Betrieb sichergestellt.

Dank BrainConsult werden die betriebswirtschaftlichen und kulturellen Aspekte bereits in der Konzeptphase berücksichtigt. Allzu oft wird die Einführung eines «digitalen Arbeitsplatzes» als rein technologisches Projekt betrachtet, was spätestens nach dem «Go Live» zum Scheitern des Projektes führt.

Das Unternehmen BrainConsult

Mit den beiden Beratungsschwerpunkten «Arbeiten 4.0» und «IT-Beratung» agiert BrainConsult erfolgreich am Markt. Moderne Arbeitsformen, wie z. B. Agilität und Selbstorganisation, und die damit verbundenen technologischen und organisatorischen Herausforderungen sind das Steckenpferd der Surseer.

Dank eines reichen Erfahrungsschatzes im Aufbau von Intranet-Lösungen und dem fachlichen Know-how in den Bereichen Informationsarchitektur und Usability sind sie der ideale Partner zur Konzeption eines modernen, digitalen Arbeitsplatzes.