SPZ-Newsletter-Serie Nr. 4

In sechs Schritten zur erfolgreichen
Intranet Einführung (letzter Teil)

Im letzten Teil unserer bewährten Vorgehensmethodik zeigt sich, ob die bis jetzt investierte Zeit und geleistete Arbeit bei den Benutzern ankommt und die Einführung der neuen Lösung gelingt. Dank der intensiven Interaktion mit dem Kunden während dem Projekt mit Mockups und Prototyping in iterativen Zyklen, ist die Basis für die Einführung gelegt. Nichtsdestotrotz braucht die letzte Phase nochmal die gesamte Aufmerksamkeit des Projektteams, denn jetzt ist vor allem der Kunde selber gefragt.

 

Die letzten Schritte stehen an:

Gerne wollen wir Ihnen einen Einblick in eines unserer laufenden Projekte beim Schweizer Paraplegiker-Zentrum (SPZ) aus Nottwil geben. Im Rahmen des Projektes «WINDECIMA» entwickeln wir für das SPZ einen neuen, modernen digitalen Arbeitsplatz. Dabei kommt dem neuen Intranet eine zentrale Bedeutung zu. Neben hoher Benutzerfreundlichkeit, frischem Design und personalisierten Inhalten wird das Intranet zur zentralen Arbeitsplattform für die Mitarbeitenden weiterentwickelt.

Das Projekt setzen wir gemeinsam mit Daniel Schnyder und Andreas Naef von Beetroot um.

Pilot

Im Bereich Kollaboration arbeiten wir sehr gerne mit einem Pilotteam. Das bedeutet, dieses Team wird bereits vor dem effektiven Go-live geschult und beginnt mit den migrierten Daten auf der neuen Plattform zu arbeiten. Die daraus gewonnenen Erkenntnisse fliessen in die letzten Iterationen des Projekts ein und ermöglichen den abschliessenden Feinschliff der Lösung. Auch auftretende Unschönheiten, die nur im täglichen Gebrauch der neuen Plattform bemerkt werden, können eliminiert werden. Die daraus entstehenden Auswirkungen auf die Benutzer werden so auf die Pilotgruppe minimiert. Diese Pilotgruppe wird eng durch das Projektteam betreut, nur so können die Erkenntnisse in das Projekt einfliessen. Im SPZ haben wir die Abteilung Informatik als Pilotgruppe ausgewählt. Interessanterweise wird die Informatikabteilung eigentlich immer als Pilotgruppe gewählt: Erstens möchten die technisch orientierten Mitarbeitenden immer mit den neusten Mitteln arbeiten und andererseits kann die Informatik einfacher betreut werden, da verschiedene Projektmitglieder selber in diesem Team arbeiten. Aus Sicht Projekt sind auch nicht IT-affine Teams interessant, da nicht erwartenden Fragen und Herausforderungen bereits erkannt und entsprechend über Wikis abgefangen werden.

Im Bereich Intranet ist es in der Regel schwieriger einen Piloten durchzuführen, da der Inhalt während einer längeren Zeit doppelt geführt werden muss. Ein nicht zu unterschätzender Aufwand. Im SPZ haben wir jedoch das Glück, dass die Gruppe aus mehreren Organisationen besteht. Somit wird der Projektteil Intranet mit einer ersten, kleinen Organisation innerhalb der Gruppe aufgebaut und in Betrieb genommen. Die grösseren, umfangreicheren Intranet Auftritte der restlichen Organisationen erfolgen dann getaktet im Anschluss bis Herbst 2019. Die Erkenntnisse aus den Pilotorganisationen können direkt wieder in das Projekt einfliessen und entsprechend korrigiert werden.

Schulung

Im Bereich Intranet müssen in erster Linie die Redaktoren geschult werden und erfolgt in der Regel nach dem Konzept Train the Trainer. ADVIS übernimmt die Schulung des Kernteams und das Kernteam schult anschliessend die entsprechenden Redaktoren in den Abteilungen. Unterstützt wird die Frontalschulung direkt am Laptop mit einfachen und pragmatischen elektronischen Unterlagen. Der gegenseitige Austausch nach den Schulungen ist entscheidend. In mehreren Firmen treffen sich die Redaktore regelmässig zum Austausch oder unterstützen sich interdisziplinär und unkompliziert beim Unterhalt der Informationen.

Für den Kollaborationsbereich ist der Schulungsaufwand in der Regel mit etwas mehr Aufwand verbunden, sofern dieser Bereich nicht bereits mit SharePoint vertraut ist. Bei Kunden die noch kein SharePoint im Einsatz haben empfehlen wir eine Frontalschulung am Laptop von ca. 2-3h pro Mitarbeitenden. Dabei können die Schulungen in unseren Räumlichkeiten in Gümligen oder beim Kunden vor Ort durchgeführt werden. Bei Kunden die bereits mit SharePoint arbeiten, können die neuen Funktionen auch über Videotrainings und gezielten Beitragsserien in den periodischen News aufgezeigt werden. Auch die Projekt- und Teamleiter haben eine Vorbildfunktion und können als Verstärker (Train the Trainer) eingesetzt werden. In diesem Fall macht es Sinn, diese Schlüsselpersonen in kurzen Schulungen entsprechend auf die Fragen der Mitarbeitenden vorzubereiten.

Einführung

Die Einführung einer neuen Intranet-Lösung soll auch gefeiert werden. Neben der laufenden Informationen an die Mitarbeiter während der Projektphase, empfehlen wir das effektive Go-live gut zu planen und mit einer Mitarbeiteraktion zu verstärken. Sei es mit einem kleinen Präsent auf dem Schreibtisch, einer Videobotschaft des Projektteams, einem kleinen Apéro oder nur durch einen Infostand an einem zentralen Ort in der Firma mit Schlüsselpersonen, die bei Fragen Auskunft geben oder neue Aspekte der Lösung gleich live zeigen können.

Auch die Kernteammitglieder können beispielsweise mit speziellen T-Shirts ausgerüstet werden und helfen den Start zu vereinfachen und sind am Go-live Tag in der Unternehmung unterwegs. Während den ersten Tagen sind wir von ADVIS jeweils auch vor Ort um die Stimmung aufzunehmen, aber auch um sofort unterstützen zu können, sollte etwas nicht so funktionieren wie erwartet. Für uns ist die Einführungsphase immer sehr intensiv, aber auch sehr spannend, wenn wir sehen wie die User die neue Plattform aufnehmen und damit arbeiten.

Nach Abschluss der Einführungsphase wird das Projekt ordentlich abgeschlossen und der Kunde weiter eng durch das Application Management Team der ADVIS in allen Belangen unterstützt.

Und hier das Ergebnis!