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Flexible Gremienverwaltung dank intuitiver SharePoint-Plattform

Die Insel Gruppe nutzt ab sofort ein modernisierter Workplace mit Office Online und OneNote, einer flexiblen Gremienverwaltung als DMS sowie weitere Collaboration-Tools.

Ausgangslage

​Seit vielen Jahren wird im Inselspital die Zusammenarbeitslösung «Gremienverwaltung» auf Basis von Microsoft SharePoint 2013 eingesetzt. Auf der Plattform werden webbasierte Arbeitsräume für die verschiedenen Gremien bereitgestellt um Dokumente, Pendenzen, Kalenderdaten oder Entscheide zentral auszutauschen.

Lösung

Die bestehende relativ starre Lösung, wurde mittels vollständiger Migration der Gremienverwaltung durch eine neue, universell einsetzbare SharePoint 2016 Lösung ersetzt. Ein modernisierter Workplace mit Office Online und OneNote, einer flexiblen Gremienverwaltung als DMS sowie weitere Collaboration-Tools stehen neu zur Verfügung. Dabei werden in einem zentralen Cockpit sämtliche Gremien in einer hierarchischen Struktur mit ihren wichtigsten Kenndaten zusammen dargestellt und verwaltet. Die Gremien-Arbeitsräume selber dienen zur zentralen Ablage aller Informationen innerhalb eines Gremiums und ermöglichen die teamweite Zusammenarbeit von internen und externen Mitarbeitenden.

Benefit

Der gewählte Self-Service-Ansatz schafft hohe Flexibilität. Trotz gewisser Standardisierung können Benutzer mittels Assistent neue Arbeitsräume einfach und intuitiv einrichten und sofort verwenden. Zudem lassen sich über Filterfunktionen oder auch mittels Freitext-Suche Gremien leicht finden. Dabei werden auch weitergehende Informationen wie Projektstatus angezeigt.

Mit der neuen Gremien Lösung konnten wir sehr viel Flexibilität in die Bereitstellung von Arbeitsräumen bringen. Da die Lösung sehr intuitiv ist, können die Benutzer die Arbeitsgruppen selbstständig nach ihren Bedürfnissen zusammenstellen und verwalten.

Bernhard Schwab

Leiter Strategische Initiativen und Programme, Insel Gruppe

Insel Gruppe

Die sechs Standorte der Insel Gruppe bilden das schweizweit führende Gesundheits-Versorgungssystem, das der Bevölkerung ein umfassendes medizinisches Angebot zur Verfügung stellt – von der Grundversorgung bis zur Spitzenmedizin. In den Spitälern der Insel Gruppe werden jährlich rund 500 000 Patientinnen und Patienten behandelt. Dabei steht die Insel Gruppe für höchste Behandlungsqualität.

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Stefan Fries

Stefan Fries

Bereichsleiter Operations

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