- Der Posteingang leere ich ein bis zwei Mal täglich und beantworte die E-Mail entweder sofort oder verteile den Inhalt als Aufgabe, Kalendereintrag oder Notiz.
- Die ToDo-Liste (im Outlook die Aufgaben-Liste) gibt mir Auskunft über den Stand meiner geplanten Tätigkeiten. Ich sehe auf einen Blick welche geplanten Tätigkeiten abgelaufen sind und neu verplant werden müssen. Ich sehe welche Tätigkeiten ich heute erledigen muss (diejenigen mit Priorität) und ich sehe wieviel Zeit ich verplant habe bzw. was an Zeit übrigbleibt.
- Ich kann Ideen schon bei der Planung der Tätigkeiten festhalten um sie später auszuarbeiten.
Die Ablagen ausserhalb Outlook sind pro Projekt organisiert und besteht in den meisten Fällen aus einem Dateishare und einem OneNote Notizbuch. Outlook in der Variante Web und App können zwar alle Elemente anzeigen aber nicht umwandeln. D.h. das planen von Tätigkeiten ist mir nur mit der Desktop Version möglich. Damit kann ich relativ komfortabel meine morgendliche und wöchentliche Planung meiner Tätigkeiten durchführen.
Die wöchentliche Planung geht aber noch weiter. Ich mache jeweils eine Wochenrückschau und frage mich, wie gut mein System funktioniert hat und was ich in der nächsten Woche verbessern könnte. Mein Planungsinstrument passt sich so den Gegebenheiten an.
Weitere Disziplinen die in dieses Thema reinspielen sind Zeitmanagement, Projektmanagement und Prioritäten setzen.
Nochmals zur Frage „Was bringt das?“: Es bringt mir vielleicht nicht gerade ein stressloses Leben, aber stressfreier ist es bestimmt. Die Gewissheit zu haben, nichts zu vergessen und alles rechtzeitig zu erledigen, auch wenn es mal hoch zu und hergeht, ist unbezahlbar.