GTD – Getting Things Done

Es gibt verschiedene Methoden der Arbeitsorganisation. Ich habe mich vor langer Zeit für GTD entschieden, da es mir auf Anhieb Vorteile brachte und es mir den privaten wie geschäftlichen Alltag erleichtert.

Folgende Kapitel sind ein Versuch aus «Best Practices» einen breiten Nutzen zu ziehen. Was konsequenter Weise aber heisst, dass nicht alles für jede Person und jede Situation geeignet ist. Mein Rat: Versuch es aus, aber denke mit. Richtig ist was funktioniert. Wenn etwas Mühe bereitet, probiere etwas Anderes aus.

Versuche nicht die Organisation alleine deinem Kopf zu überlassen. Das Gehirn ist nicht geeignet sich zu einem bestimmten Zeitpunkt an eine bestimmte Sache zu erinnern. Dafür gibt es Kalender, ToDo-, sowie Favoriten-Listen und Ablagen. In der Summe ein externer Datenspeicher, der dafür da ist, dein Gehirn zu entlasten.

Deine Ablage soll dir bei Bedarf jederzeit physisch oder digital zur Verfügung stehen.

• Für deine Aufgaben und verplanten Tätigkeiten gilt die Regel: Lege alles an einem einzigen Ort ab. Nur so behältst du die Übersicht über deine Tätigkeiten.
• Wo hast du deine Ablage am liebsten? Auf Papier, auf deinem Smartphone oder bei Google?
  Mach dir Gedanken wie sicher die Ablage an diesem Ort ist. Es wäre katastrophal, wenn die Ablage verloren geht oder von andern eingesehen werden kann.
• Es wird wohl kaum bei einer Ablage bleiben. Selbst integrierte Komplettlösungen wie Outlook decken nicht alle Bedürfnisse ab. Versuche aber mit zwei bis drei Apps klarzukommen, sonst verlierst du die Übersicht.

Du hast ein Verteilsystem das jegliche Art eingehender Aufgaben, die nicht sofort erledigt werden, in deiner Ablage speichert. Eingehende Aufgaben können zu Kalendereinträge führen, zu Kontaktinformation oder auch zur Planung von Tätigkeiten

• Idealerweise können einkommende Informationen auf Knopfdruck in die benötigte Form gebracht werden – z.B. ein eingehendes E-Mail in einen Kalendereintrag. Das können integrierte Lösungen wie Outlook, aber auch andere Apps bieten interessante Ansätze. Die Umwandlung muss einfach sein, sowohl auf dem PC als auch auf dem Smartphone.
• Nach der Verteilung ist der Eingangskorb leer und du hast alles, was Tätigkeiten auslöst erledigt oder verplant.
• Einzige Ausnahme sind E-Mails, die gleichentags beantwortet werden. Es macht keinen Sinn diese erst in eine Tätigkeit zu verwandeln.

Verplane eingehende Aufgaben in eine oder mehrere Tätigkeiten.

• Kann deine Ablage mit Tätigkeiten umgehen? Outlook führt z.B. nur Aufgaben – damit ich trotzdem Outlook für eine ToDo-Liste einsetzen kann, behandle ich Aufgaben als Tätigkeiten.
• Deine Aufgaben kommen über verschiedene Kanäle rein und daraus planst du Tätigkeiten. Diese dürfen nur an einem einzigen Ort abgelegt werden. Deine Tätigkeiten lässt du dir in ToDo- Listen als Übersicht anzeigen.
• Ein Projekt ergibt sich, sobald mehrere Tätigkeiten für eine Aufgabe nötig werden. Halte das Projekt in der Ablage fest, falls angebracht mit einer Projektplanung und den Eckwerten zum Projekt. Ein Projekt soll im Titel das Ziel oder Ergebnis des Projekts aufweisen.
  Verplane die nötigen Tätigkeiten mit einer Referenz auf das Projekt.
• Lass dir aus den verplanten Tätigkeiten eine Tages-, Wochen oder Monatsansicht zeigen. Damit die Übersicht aussagekräftig wird, soll aus dem Titel der Inhalt der Tätigkeit klar ersichtlich sein.
  Entstehen aus einer Tätigkeit Deliverables, sollen auch diese in den Titel. Benutze Präfixe (siehe Liste unten) um den Tätigkeiten einen bestimmten Kontext zu geben.
• Nutze eine Priorisierung für Tätigkeiten, die noch am gleichen Tag erledigt sein müssen. Die Tagesansicht zeigt dir dann auf einen Blick, was heute noch erledigt werden muss.
• Um Zeit zu blockieren, kannst du Kalendereinträge führen, lass aber die Tätigkeit stehen. Die reservierte Zeit kann vorbeigehen, ohne dass die Tätigkeit erledigt ist.

Für eine aussagekräftige Übersicht der geplanten Tätigkeit können diese Präfixe im Titel einer Tätigkeit helfen:

• Projekt- Ein Projektbeschrieb führt dieses Präfix. Die daraus resultierenden Tätigkeiten sind eine Kopie des Projektbeschriebs, der Titel wird um die Tätigkeit ergänzt (Projekt-Projektname-Tätigkeit).
  Durch ein Filter auf den Projektnamen kann so eine Übersicht über alle Tätigkeiten gewonnen werden.
• Warten- Mein Teil der Tätigkeit habe ich erledigt, nun warte ich auf eine Reaktion zu den gelieferten Deliverables.
• XY- Die Tätigkeit ist an eine Person xy delegiert.
• Warten-XY- Ich warte auf die Deliverables aus einer Delegation an xy.

Du bist natürlich frei in der Wahl von weiteren Präfixe wie bsp. Followup, Review….

Führe eine tägliche und wöchentliche Planung. Nur so erkennst du, was du heute oder nächste Woche erledigt kriegst und ob du Tätigkeiten verschieben, weitergeben oder zurückweisen musst.

• Die tägliche Planung soll realistisch sein und nur so viele Tätigkeiten aufweisen, die vernünftigerweise erledigt werden können. Mehr als 80% deines Tagespensums sollte es nicht sein. Falls eine Tagesliste zu lange wird, delegiere Tätigkeiten, terminiere Tätigkeiten auf andere Tage, kürze Tätigkeiten oder weise Aufgaben zurück.
• Benutze eine Aufwandschätzung (z.B ein Postfix [1:30] an jeder Tätigkeit) um eine Übersicht des Aufwands zu erhalten. Die Aufwandschätzung lässt sich als Argument einsetzen, wenn dir zu viel Arbeit übertragen wird. So erkennst du bereits lange im Voraus falls Überbeschäftigung droht.
• Führe eine wöchentliche Planung durch. Stell dir folgende Fragen:
  • Hat die Ablage letzte Woche funktioniert? Sind die Eingänge auf null? Ging irgendwas vergessen?
  • Kopf leeren – gibt es neue, noch nicht notierte Aufgaben?
  • Plane die nächste Woche. Welche Termine und Tätigkeiten stehen an?
  • Gehe deine Projekte durch. Muss etwas ausgelöst werden?
  • Gehe für die Wochenplanung relevanten Notizen und Checklisten durch.
  • Prüfe deine Jahresziele. In welchem Bereich geht es vorwärts?

Machst du eine Jahresplanung? Über ein Jahr lässt sich einiges erreichen oder verändern und das macht diese Planung wertvoll. Vor allem an dieser Stelle kommt das Leitbild zum Zug: Sind die Visionen und Ziele noch gültig? Gibt es neue Ziele? Wie bei der Wochenplanung lohnt sich ein Blick zurück. Hat die Ablage funktioniert? Hattest du immer die Übersicht über deine anstehenden Tätigkeiten?

Es wird auch Zeit, die Urlaubspläne und andere Ereignisse des kommenden Jahres anzugehen. Das erlaubt dir im Geschäft die freie Zeit frühzeitig zu reservieren.

Verplanen wir unsere Arbeit auf diese Weise, erhalten wir eine Liste von Tätigkeiten, die sich unserer zur Verfügung stehenden Zeit anpasst. Kann z.B. heute etwas Verplantes nicht mehr erledigt werden, verschiebt sich das automatisch auf morgen. Hat etwas in der zur Verfügung stehenden Zeit nicht mehr Platz, planen wir neu.

• Nichts geht vergessen, da alle Tätigkeiten verplant sind.
• Der Aufwand richtet sich an der zur Verfügung stehenden Zeit.
• Du hast jederzeit den Überblick über die zu erledigenden Tätigkeiten.

Der Schlüssel zu mehr Produktivität ist aber nicht das Führen einer Ablage selbst. Das ist trivial. Es ist vielmehr die Gewohnheit, die Ablage regelmäßig zu nutzen. Vor allem wenn man Probleme damit hat, seine Aufgaben und Tätigkeiten zu überblicken und zu erledigen.

Der wichtigste Tipp zum Schluss: Du musst Gewissheit haben, dass deine Organisation funktioniert, nichts vergessen geht und alles zeitgerecht erledigt wird. Also plane konsequent und halte an deiner Planung fest.

Ich setze GTD inzwischen schon über 10 Jahre ein und habe von Beginn weg durchwegs positive Erfahrungen gemacht – bei mir hat es funktioniert. Je nach Rollen, die ich in dieser Zeit einnahm (Entwickler, Projektleiter, Consultant), war GTD ein mehr oder weniger wichtiges aber immer präsentes Instrument um mich zu organisieren.

Durch die Integration von E-Mail, Tätigkeiten und Kalender ist Outlook für mich ideal als zentrales Planungstool. Es wandelt auf Knopfdruck E-Mails zu Tätigkeiten oder Kalendereinträge und erlaubt die Ansicht passend zu konfigurieren.

• Der Posteingang leere ich ein bis zwei Mal täglich und beantworte die E-Mail entweder sofort oder verteile den Inhalt als Aufgabe, Kalendereintrag oder Notiz.
• Die ToDo-Liste (im Outlook die Aufgaben-Liste) gibt mir Auskunft über den Stand meiner geplanten Tätigkeiten. Ich sehe auf einen Blick welche geplanten Tätigkeiten abgelaufen sind und neu verplant werden müssen. Ich sehe welche Tätigkeiten ich heute erledigen muss (diejenigen mit Priorität) und ich sehe wieviel Zeit ich verplant habe bzw. was an Zeit übrigbleibt.
• Ich kann Ideen schon bei der Planung der Tätigkeiten festhalten um sie später auszuarbeiten.

Die Ablagen ausserhalb Outlook sind pro Projekt organisiert und besteht in den meisten Fällen aus einem Dateishare und einem OneNote Notizbuch. Outlook in der Variante Web und App können zwar alle Elemente anzeigen aber nicht umwandeln. D.h. das planen von Tätigkeiten ist mir nur mit der Desktop Version möglich. Damit kann ich relativ komfortabel meine morgendliche und wöchentliche Planung meiner Tätigkeiten durchführen.

Die wöchentliche Planung geht aber noch weiter. Ich mache jeweils eine Wochenrückschau und frage mich, wie gut mein System funktioniert hat und was ich in der nächsten Woche verbessern könnte. Mein Planungsinstrument passt sich so den Gegebenheiten an.

Weitere Disziplinen die in dieses Thema reinspielen sind Zeitmanagement, Projektmanagement und Prioritäten setzen.

Nochmals zur Frage „Was bringt das?“: Es bringt mir vielleicht nicht gerade ein stressloses Leben, aber stressfreier ist es bestimmt. Die Gewissheit zu haben, nichts zu vergessen und alles rechtzeitig zu erledigen, auch wenn es mal hoch zu und hergeht, ist unbezahlbar.