Aussagen dieser Art treffe ich bei unseren Kunden immer wieder an. Und es ist wohl das prominenteste Beispiel von dem Phänomen, das wir Shadow IT nennen. Während sich die IT Abteilung Gedanken um Produkte, Technologien und Compliance macht, tauschen die Mitarbeitenden Dokumente über ihnen bekannte Cloud Dienste aus. Nicht weil sie die IT umgehen wollen – sondern weil sie diese brauchen, um ihre tägliche Arbeit zu erledigen. Die Risiken, denen sie sich und dem Unternehmen aussetzen, ist ihnen meist gar nicht bewusst.
Gemäss einer Studie nutzen 83% der Mitarbeitenden in Fachbereichen Dienste und Applikation, welche nicht von der eigenen IT Abteilung bereitgestellt wurden. Der Grund dafür ist, dass die IT meist sehr träge und technologieorientiert ist und sich zu wenig für die echten Bedürfnisse der Fachabteilungen interessiert. In Unternehmen, welche sich aktuell noch nicht mit dem Thema Shadow IT befassen, wird dies in den nächsten Jahren nebst dem Sicherheitsrisiko ein wesentlicher Kostentreiber sein.
Mit Office 365 bietet Microsoft eine Plattform, die der IT Abteilung endlich das Potential bietet, sehr schnell auf Bedürfnisse der Fachabteilungen zu reagieren. Dokumente, E-Mail, Chat, Business Intelligence, Mobile Apps, Workflows – alles ist da und will genutzt werden. Während bei manch einem der Begriff Office 365 die Alarmglocken läuten lässt, möchte ich die Gegenseite aufzeigen. Ja, die Daten in den Microsoft Data Centers sind im Ausland. Und ja – Public Cloud ist halt Public Cloud – mit allen Vor- und Nachteilen. Der kleine aber feine Unterschied ist, dass in Office 365 mit unterschiedlichen Mitteln die Nutzung aktiv gesteuert werden kann – während die IT beim Gebrauch irgendwelcher Fremd-Dienste im Blindflug ist.
Drei wichtige Aspekte spielen bei der Thematik eine zentrale Rolle.