Kurze Zeit später die Kontrolle. Ich öffne die SBB App, es folgt das gewohnte Schütteln und dann die Anzeige: „Keine gültigen Tickets vorhanden!“ Sie kennen es, das peinlich beschämende Gefühl. App neu gestartet – Mobile neu gestartet – noch immer kein Ticket. Der erlösende Moment war nicht etwa das auftauchende Ticket, sondern menschliche Toleranz. Ich konnte – ohne einen konkreten Plan und mit Fluchtgedanken – den Kontrolleur dazu bringen zuerst den Rest des Wagens zu kontrollieren und dann zu mir zurück zu kehren.
Plötzlich ein Gedankenblitz: Das Mobile Ticket gibt’s doch auch als PDF. In meinen Spam E-Mails gab es tatsächlich eine E-Mail von der SBB mit dem Link auf das gute alte PDF Ticket. Mein Kopf entfärbte sich, mein Atem beruhigte sich und die Blicke der Leute im vollen Intercity wandten sich wieder ihrem eigenen Smartphone zu als das „bü-büüp“ die Gültigkeit meines Tickets bestätigte.
Diese Situation zeigt einmal mehr, dass das gute alte A4 Blatt noch lange nicht ausgedient hat. Auch wenn wir es immer häufiger nicht mehr ausdrucken, ist und bleibt das Dokument als verlässlicher Informationsträger ein wichtiger Bestandteil der digitalisierten Prozesse. Sei es als Ticket, als Lohnausweis, als Versicherungspolice, als Baugesuchdokument, als Angebot, als Vertrag oder als Krankenakte. Visualisierungen von Informationen im Web oder auf Smart Phone Apps sind immer dynamisch aufbereitet. Dokumente beinhalten einen klaren, eindeutigen und persistenten Informationsstand. Und nicht zuletzt können Dokumente auf einfache Weise betrachtet, signiert, geschützt, verteilt und archiviert werden.
Eine simple und gleichzeitig geniale Möglichkeit Dokumente dynamisch aus Unternehmensdaten zu generieren bietet dox42. Die anschaulichen Beispiele auf der Internetseite können mit der kostenlosen Testversion direkt ausprobiert werden. Nutzen sie diese Gelegenheit oder lassen Sie sich von den Video-Erklärungen inspirieren.
Als Beispiel nutze ich folgend einen Projektstand-Bericht. Obwohl wir alle Kennzahlen in unterschiedlichen Systemen mit den tollsten dynamischen Dashboards führen, macht es Sinn, den Stand für die Besprechung mit Entscheidern als Dokument aufzubereiten. Das Dokument ist in Bezug auf Verteilung, Beurteilung, Feedback und Ablage immer noch eines der einfachsten und effizientesten Instrumente. Aber es ist immer ein Marathon und ein enormer Aufwand zeitnah alle Daten der unterschiedlichen Systeme aufzubereiten. Damit kann ab morgen Schluss sein!
