Intranet mit Führungs- und Qualitätshandbuch

Die Frutiger-Gruppe hat in den letzten Jahren ein umfangreiches Qualitätsmanagement erarbeitet und dieses in elektronischer Form abgebildet. In Prozessen, Formularen und Checklisten ist ein ansehnliches Qualitätshandbuch entstanden. Die Organisationsform mit verschiedenen Tochtergesellschaften und Abteilungen hat jedoch eine weitere Herausforderung zur Folge.

Auf Abteilungsebene sind zusätzliche, ergänzende oder weiterführende Prozesse, Weisungen und Checklisten erarbeitet worden. Diese fehlen heute grösstenteils an zentraler Stelle, da die Inhalte dezentral erstellt und verwaltet werden.
ADVIS wurde beauftragt, zusammen mit den Fachpersonen von Frutiger ein modernes, sauber strukturiertes Intranet inkl. einem digitalen Führungssystem zu entwickeln.

Intranet-Portal basierend auf Microsoft SharePoint Server mit den folgenden Kernelementen:

• Strukturierte Navigation welche für die Mitarbeitenden aller Abteilungen und Personen verständlich und nachvollziehbar ist.
• Look and Feel angelehnt an das Corporate Design der Frutiger.
• Volltext-Suche über sämtliche Elemente im Portal.

Des weiteren wurden im Intranet folgende spezifischen Lösungsteile für das Führungssystem umgesetzt:

• Publizieren der vorhandenen Prozesse, Formulare und Checklisten auf SharePoint mit der Möglichkeit voneinander abhängige Dokumente identifizieren zu können.
• Aufsplitten der Prozesse, um auf einzelne Prozessschritte fokussiert dazugehörige Formulare, Gesetzestexte, Arbeitsanweisungen und Links zu sehen.

Damit in Projekten alle Formulare und Checklisten mit den entsprechenden Header-Informationen ausgefüllt sind, wurde ein spezifisches SharePoint Webpart entwickelt, welches anhand einer SharePoint-Liste Informationen in die definierten Vorlagen (Word- und Excel-Dokumente) abfüllt und das generierte Dokument in einer SharePoint-Liste im entsprechenden Abteilungsordner abspeichert.

Durchführen von Workshops zur Erfassung der organisatorischen und strukturellen Gegebenheiten und Bedürfnisse.

• Analyse der Organisation, Prozesse und Bedürfnisse.
• Konzeption und Design der gesamten Lösung auf Basis von SharePoint Server.
• Implementierung des Portals und aller Vorlagen, Seiten und Komponenten.
• Konzeption des Führungssystem anhand der Q-Vorgaben.
• Entwickeln eines Verfahrens zur automatisierten Befüllung von Word- und Excel-Vorlagen.
• Entwickeln eines spezifischen SharePoint Webparts zur Steuerung des Vorlagenmanagements.
• Projektleitung, Koordination und Unterstützung.