Automatisierte Mitarbeiterprozesse effizient abgewickelt

Im Psychiatriezentrum Münsingen werden zahlreiche Prozesse mittels Papierformularen abgewickelt. Durch die entstehenden Medienbrüche sowie die handschriftliche Genehmigung wird die Durchlaufzeit der Prozesse verlängert und die aktuellen Prozesskennzahlen können nur schwer ermittelt werden.

In einem ersten Schritt sollen die HR-Prozesse „Eintritt“, „Mutation“ (Name, Arbeitsplatz, IT-Berechtigungen) und „Austritt“ mittels elektronischen Formularen erfasst und basierend auf Workflows weiterverarbeitet werden. Möglichst viele Prozessschritte, darunter auch die Genehmigung, sollen elektronisch erfolgen. Nebst der effizienteren Abwicklung soll mit diesen Massnahmen auch die Nachvollziehbarkeit sowie das Prozesscontrolling verbessert werden.

Basierend auf der Microsoft SharePoint 2010 Plattform wurden mit den Standardwerkzeugen und durch reine Parametrierung fünf HR-Prozesse abgebildet. Dieser Lösungsweg wurde bewusst gewählt, damit die Formulare, Workflows sowie auch das Prozesscontrolling agil den Kundenbedürfnissen entsprechend erstellt und im Anschluss durch den Kunden eigenständig gepflegt und weiterentwickelt werden können.

Elektronische Formulare

Die Erfassung aller Prozessdaten erfolgt in elektronischen Formularen. Diese sind mittels der Technologie Microsoft InfoPath 2010 umgesetzt. Das Formular ist während dem gesamten Prozess die Grundlage der elektronischen Weiterverarbeitung.

Workflows

Der Workflow startet automatisch mit dem Absenden des elektronischen Formulars. Die darin enthaltenen Daten sind die Grundlage für die Genehmigungsschritte, den Prozessfluss und die im Prozess integrierten Arbeitsanweisungen. Sämtliche beteiligte Mitarbeiter von sieben Abteilungen sind direkt in den Workflow involviert und können den aktuellen Stand sowie die bereits durchlaufenen Arbeitsschritte und Entscheide mittels Prozesshistorie einsehen.
Der Gesamtprozess ist in Microsoft Visio 2010 aufbereitet. Der aktuelle Stand ist dadurch ebenfalls grafisch auf der Webober­fläche ersichtlich.

Prozesscontrolling

Für die entsprechenden Anspruchsgruppen sind die Prozesskennzahlen jederzeit aktuell ersichtlich. Einfache Auswertungen sind in definierten Listenansichten einsehbar (Filterung, Sortierung und Gruppierung von Prozessdaten). Komplexe Statistiken und Auswertungen von Prozesskennzahlen werden mit Hilfe von Microsoft Excel 2010 erstellt und sind dadurch für den Endanwender mit Office-Kenntnissen schnell und einfach verwend- und änderbar.